OIQ للعمليات
لماذا تحتاج كل شركة نامية إلى مصفوفة موافقات
· قراءة 6 دقائق
نادراً ما يكون بطء القرارات مسألة أشخاص، بل غالباً ما يكون سببه صلاحيات غير محددة. ومصفوفة الموافقات تعالج ذلك.
في معظم الشركات التي يقل عدد موظفيها عن 200 موظف، تمر القرارات عبر أي شخص متاح وذي منصب كافٍ. وينجح ذلك إلى أن يزداد حجم العمل، فتبدأ طلبات الشراء وموافقات التوظيف واعتماد العقود بالانتظار في صناديق البريد.
ما هي مصفوفة الموافقات
تحدد مصفوفة الموافقات (أو مصفوفة تفويض الصلاحيات) من يملك صلاحية اعتماد ماذا، وحتى أي حد، ومن يجب استشارته أو إبلاغه. فهي تحوّل العادات الضمنية إلى قواعد واضحة وقابلة للتدقيق.
من أين تبدأ
- حدّد القرارات العشرة التي تسبب أطول وقت انتظار.
- ضع لكل منها مستويات موافقة حسب القيمة أو المخاطر.
- اذكر الأدوار لا الأشخاص لتبقى المصفوفة صالحة رغم تغيّر الموظفين.
- انشرها ودرّب المديرين وراجعها كل ستة أشهر.
وبمجرد وجود المصفوفة يمكن أتمتة الموافقات: تنتقل الطلبات تلقائياً إلى المعتمد المناسب مع سجل تدقيق كامل.